10 recomendaciones para sacar mejor provecho en cada reunión

Por Omar Peláez, TSA Colaboración de Cisco México.

Una de las cosas más preciadas en el trabajo es nuestro tiempo. Durante la pandemia las reuniones virtuales se han convertido en el mecanismo que nos permite interactuar de la forma más natural con los distintos equipos de trabajo para dar continuidad y seguimiento a las iniciativas, proyectos y procesos.

Sin embargo, también vimos que participar en todas las reuniones a las que nos invitan nos resta productividad. Por lo que la necesidad de sacar el mejor provecho a cada reunión es clave. Para ello, Cisco entrega diez recomendaciones.

1. Poner una agenda para todas las reuniones. Si no sabes para qué es la reunión, busca a la persona que la envió para entender de qué se trata, con esto podrás tomar algunas de las siguientes acciones:

1. Si eres tú la persona que agrega valor para tratar el tema o si debiera ser alguien más el que debe atender, y lo sumes.

2. Si debes participar, te permitirá preparar documentos y presentaciones adecuadas antes de la reunión.

3. Si hay dudas específicas, podrás llevar las respuestas de una forma más concreta

4. Si la duda que se tiene puede ser resuelta con material de referencia como documentos o videos, en repositorios donde se dé claridad al tema, se puede evitar tener la reunión.

2. Deja de usar el correo electrónico para tener conversaciones transaccionales. Es recomendado utilizar mensajería instantánea corporativa, que permita confiar en que el contenido no ha sido alterado y que solo es visto por las personas a las que se les ha compartido, cumpliendo con las políticas de manejo de información de forma interna y externa. Evita compartir contenido con aplicaciones personales.

3. Crea grupos de trabajo. Esto permite revisar temas en conjunto, colocando el contenido generado dentro de estos espacios para que sea fácil de localizar y siempre esté compartido, propiciando así la participación de los involucrados.

4. Limita el tiempo. Probablemente, para generar sinergia en el arranque de un proyecto, las reuniones deberían durar 1 hora y -en algunos casos- mucho más tiempo. Conforme se va madurando el avance, las reuniones no deben durar más de 15 minutos. 

5. Simplifica y libera. Si las personas que han presentado el reporte o estado actual del proyecto ya no son requeridas en la reunión, permite que se vayan.

6. Aplica orden y estructura. Las reuniones que requieren participación proactiva y en tiempo real, deben tener estructura clara en la ejecución: moderadas por un líder, con un objetivo claro para que todos entiendan dónde juegan su papel, que tenga un tiempo definido, que les sea relevante y que incentive la participación de los asistentes mediante el uso de aplicaciones que tienen ese uso específico.

7. No puedes estar en todos lados. Evita a toda costa estar en dos o más reuniones al mismo tiempo, esto no es bueno ni para tu productividad, ni para tu salud. Además, reduces el impacto que tiene tu presencia. Haz que se note la diferencia cuando tú estás.

8. Una cosa a la vez. No hagas múltiples tareas, enfócate, participa y ofrece a los otros tus ideas.

9. Sé puntual. Esto no es solo para arrancar las reuniones, sino también para terminarlas.

10. Muéstrate. Imagínate estar en una sala de tu oficina con los ojos vendados y hablando con los demás. ¿Puedes confiar en el entorno? ¿Cómo sabes que están siguiendo la conversación? Prende la cámara.

No hay que olvidar que las reuniones son fundamentales para nuestra labor diaria, potenciar el desempeño en lo personal y como grupo y para dar continuidad operativa a nuestros negocios. En ese sentido, cuidar nuestro tiempo y potenciar la productividad es una acción importante. Teniendo en cuenta todas las consideraciones antes expuestas permitirán mejorar cada día más la funcionalidad y eficiencia.